Tema: Ciclo PDCA
Ao longo dos últimos anos, as empresas vêm utilizando técnicas mais enxutas de produção com foco na qualidade, baseadas tanto no sistema Lean quanto no Total Quality Control (Controle Total da Qualidade). Essas técnicas visam a implementação do ideal de melhoria contínua, que garante tanto a qualidade dos produtos e/ou serviços que serão oferecidos pelas empresas, quanto a redução dos custos, haja vista que um dos objetivos do sistema Lean é a eliminação de desperdícios. Baseado nessa nova mentalidade de produção enxuta e o foco na melhoria contínua, o Ciclo PDCA tem sido implementado para o planejamento e execução de atividades, pois é uma das ferramenta de gestão capaz de realizar melhorias nos processos.
A partir do Ciclo DMAIC ( Define; Measure; Analyse, Improve, Control) iniciada em 1930 por Sheward, que tinha como objetivo diferenciar causas comuns de causas especiais, surgiu sua forma mais simplificada que é o Ciclo PDCA. Criada em 1950 por Deming, o ciclo PDCA por ser uma ferramenta simples de ser utilizada e poder ser aplicada à quase todos os tipos de projetos, desde os mais simples aos mais complexos, ela vem sendo grandemente utilizada, pois permite o direcionamento da equipe e gestores à melhoria contínua. Ademais, essa ferramenta além de executar o planejamento das atividades, ela permite fazer um diagnóstico detalhado dos processos, a identificação de falhas e a elaboração de melhorias.
O ciclo PDCA também chamado de Ciclo de Deming, trata-se de uma ferramenta administrativa que tem como objetivo promover uma melhoria contínua nos processos. Ela visa entender qual a origem do problema e de que forma ela poderá ser solucionada, ou seja, o foco é na causa e não nas consequências. Uma vez que a oportunidade de melhoria foi identificada, coloca-se em prática as atividades que solucionaram os problemas. Após isso, é mensurados o resultado das aplicações de melhoria e analisado seus efeitos a médio e a longo prazo. Esse ciclo consiste em 4 ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).
As fases do Ciclo PDCA
Por mais que a teoria determine quatro fases para o Ciclo PDCA, isso não significa que elas aconteçam linearmente. Na verdade, essa divisão serve apenas de ilustração para que possamos entender como o processo de melhoria contínua acontece. Confira uma a uma:
- Planejar:
Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos e as metas do ciclo. Que problema você resolverá dessa vez? Por que é preciso resolver essa questão?
Mas antes de tudo, é imprescindível que o gestor saiba como realizar um planejamento de projeto. Ele deve ter conhecimento sobre diversos modelos de planejamento para realizar uma avaliação e, só então, selecionar o mais adequado e assertivo para o projeto em questão. Também é nesse momento que você e sua equipe definam os indicadores de desempenho, que mostrarão se o objetivo final está mesmo sendo alcançado. Os indicadores são um meio claro pelo qual é possível avaliar o andamento dos resultados. Trata-se de uma medida, quantitativa ou qualitativa, capaz de captar informações relevantes sobre a evolução do projeto observado.
É ainda no planejamento que você determina qual será a metodologia de trabalho usada para encontrar a solução de tal questão, assim como é também nessa etapa que se dá o desenvolvimento do plano de ação, isto é, o encadeamento de ações necessárias para que o objetivo seja cumprido.
Ferramentas auxiliadoras como Diagrama de Ishkawa, Gráfico de Pareto, brainstorming e 5W2H poderão ser muito úteis nesta fase, para dar suporte à tomada de decisões. Quanto melhor for o planejamento, mais alta é a chance de alcançar as metas pré-estabelecidas. Deve-se lembrar que a fase de planejamento é sempre a mais complexa e a que exige mais esforços. Por isso, quanto maior for o número de informações utilizadas, maior será a necessidade do emprego de ferramentas apropriadas para coletar, processar e dispor estas informações.
- Fazer:
Após identificar todos os problemas e traçar as metas que devem ser alcançadas, é hora de fazer acontecer. Nessa fase, o plano de ação é colocado em prática segundo o que foi planejado, cuidando para que não haja nenhum tipo de desvio pelo meio do caminho. Se não for possível executar o planejado, será preciso voltar à fase anterior e verificar os motivos de o planejamento ter falhado. Já se a iniciativa for executada conforme o previsto, deve-se partir para a próxima fase, encarando a análise dos resultados.
Antes de iniciar a fase de execução é preciso educar e treinar todos os envolvidos no processo para garantir que todos estejam comprometidos e tudo saia conforme o planejamento realizado na fase anterior. Somente uma equipe capacitada é capaz de agir de maneira alinhada e ter foco nos objetivos corretos.
- Checar
A fase de checagem começa juntamente com a fase de implementação do plano de ação, afinal, quanto mais cedo os resultados forem acompanhados, mais rapidamente você saberá se o planejamento deu mesmo certo e se os resultados serão atingidos. Nessa fase é preciso fazer um monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o previsto com o realizado, identificando gaps que podem ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria que podem ser adotadas futuramente. Avaliar a metodologia de trabalho adotada também ajuda a verificar se a equipe está no caminho certo ou se é preciso modificar algum processo para se ter mais êxitos durante o decorrer do projeto.
Para esta fase, é de suma importância que haja o suporte de uma metodologia estatística. Assim, é possível evitar erros e poupar tempo e recursos. A análise realizada na fase “checar” mostrará se os resultados estão de acordo com o que foi previamente planejado ou se é necessário ajustar o caminho.
- Agir
Em caso de todas as metas terem sido atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas.
Com a análise de dados completa, é preciso passar para a realização dos ajustes necessários, corrigindo falhas, implantando melhorias imediatas e fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado, visando aprimorar ainda mais o trabalho da equipe.
Muitas pessoas já fazem o uso dos passos do ciclo PDCA mesmo sem ter o conhecimento da ferramenta. Provavelmente você já tenha executado pelo menos algumas das fases de maneira intuitiva. Porém, o conhecimento teórico e mais aprofundado da metodologia, irá possibilitar que você e sua equipe aproveitem ao máximo dos benefícios.
Os benefícios da implementação do Ciclo PDCA
Uma das grandes vantagens do Ciclo PDCA é ser um método que permite maior confiabilidade e eficácia na execução das atividades de uma empresa. O ciclo propõe uma forma otimizada e contínua de análise e controle de todas as etapas do processo produtivo.
Além disso, a simplicidade de aplicação é um aspecto que chama a atenção nesse método de gestão.
Outra grande vantagem do ciclo PDCA, é o princípio de que as etapas podem sempre ser melhoradas e adaptadas de acordo com as necessidades da empresa. Por isso, durante o processo de execução, é preciso estar atento aos possíveis desvios em relação ao planejamento inicial.
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