Entenda a importância da padronização de processos.

Tema: Padronização de processos

De acordo com o brilhante filósofo pré-socrático Heráclito: “nada é permanente, exceto a mudança.” Dessa forma, ao sairmos da caixa e analisarmos o nosso mundo atual, conseguimos observar o quanto o pensamento citado anteriormente é atemporal, ou seja, é possível visualizar sua aplicação em diversas áreas ainda nos dias de hoje. Desse modo, não podemos deixar de mencionar que a variação, ainda mais a não prevista, é um dos fatores que prejudicam demais as empresas e as fazem perder lucros. Tendo isso em mente, ainda bem que existe a padronização de processos porque esse é um recurso importantíssimo e capaz de fazer com que as mudanças não atinjam os empreendimentos.

Em nossa atualidade, a maioria das pessoas têm uma imagem distorcida da padronização, inclusive ao se tratar de processos em geral. Isso acontece de fato porque essa palavra possui uma bagagem antiga associada a adjetivos desagradáveis como algo rígido, metódico e rotineiro.

Apesar dessa imagem ruim, a ideia por trás da palavra padronização vem mudando. Atualmente, implementar uma padronização nos processos de uma empresa significa reduzir a variação de uma atividade (os distintos modos de se realizá-la) sem perder a flexibilidade. Além do mais, temos que levar em conta a presença da variabilidade humana, ou seja, devemos considerar o fato de que os seres humanos são diferentes e possuem limitações distintas.

Você deve estar querendo saber logo o que é essa Padronização de Processos, não é mesmo?

A Padronização de processos é um recurso primordial que utilizamos para produzir mais e lucrar bastante sem ter perdas. Isso implica em basear a nossa produção em métodos e modelos que são capazes de normatizar e organizar os processos do nosso empreendimento. E isso tudo é feito com o objetivo de maximizar e efetivar o desempenho dos nossos colaboradores em suas atividades.

Outra pergunta que deve estar se fazendo é: Mas para que serve esse recurso fundamental?

Então… Generalizando, a padronização de processos possui o objetivo de evitar altos custos, a fim de que a empresa não seja prejudicada e perca seus lucros. Quando uma padronização de processos é concluída de maneira efetiva podemos observar que, além de evitar os prejuízos, os fundamentais benefícios a seguir são adquiridos:

→ Maior controle sobre os processos da empresa;

→ Maior qualidade dos serviços ou produtos;

→ Maior facilidade na operacionalização dos processos;

→ Maior efetividade (ou seja, garante a produção e utiliza da melhor forma os recursos disponíveis);

→ Diminuir as falhas;

→ Otimizar o tempo; entre outros.

E, por que devo padronizar os processos?

A padronização de processos assegura a empresa uma excelência nas execução de um determinado trabalho, além disso é capaz de promover serviços ou produtos com redução de tempo e dinheiro, mas sem perder a qualidade. Sendo isso de suma importância para ter um modelo de trabalho, ou seja um guia definido para o desempenho das tarefas, conferindo uma previsibilidade do que pode ocorrer no processo e isso contribui para cumprir as regulações existentes, como a da ISO e da ABNT.

Mas, e como deve ser feito a padronização de processos?

1º Estabeleça o objetivo da padronização.

É preciso ter em mente o que você deseja obter com a prática da padronização de processos. Nessa etapa você precisará determinar qual a atividade deve ser escolhida. Reflita na seguinte pergunta:

“O que eu quero?”

Por exemplo: Quero padronizar a frequência de um departamento x, ou a cadeia de atividades que gera valor para o meu cliente.

2º Faça o levantamento do fluxo de atividades.

É preciso fazer o mapeamento das atividades, pois não tem a possibilidade de padronizar sem saber como a atividade deve ser executada. Tenha em mente:

“Qual papel de cada colaborador na atividade x?”

Para te ajudar nesse passo, faça uma listagem de todos os documentos, sistemas e processos que fazem parte do processo.

3º Provoque o envolvimento dos colaboradores no mapeamento de processos.

Como diz o ditado popular: duas cabeças pensam melhor do que uma. Nessa etapa, promova uma dinâmica colaborativa buscando uma troca de experiências, tendo em mente a pergunta:

“O que devo dizer aos meus colaboradores para que eles possam contribuir na padronização dos processos?”

Você pode dizer, por exemplo: O que é feito por você( referindo ao colaborador), desde a entrada de determinada atividade até a saída da mesma?

Nessa etapa é necessário entender como os colaboradores executam as atividades no dia a dia. Análise se já existe um padrão para determinada atividade, para isso pergunte-se “Como costumam fazer?”, “Todos seguem o mesmo padrão ou fazem da própria maneira?”. Use como base para padronizar aquele que executa a atividade com mais rapidez.

Além disso, faça o colaborador entender que a atividade dele é primordial para a execução das demais tarefas.

4º Faça uma simplificação no desenho dos processos.

A partir da listagem feita por meio do passo 2 e dos dados obtidos no passo 3, faça uma simplificação dessas informações. Se pergunte:

“O que pode ser simplificado no desenho? Quais dados são importantes?”

Evite o excesso de detalhes para não comprometer o entendimento dos colaboradores acerca do processo. É essencial ter o desenho bem claro, pois isso facilitará no desenvolver das atividades.

5º Qualifique seus colaboradores.

Com o desenho já simplificado é hora de qualificar os colaboradores, para que eles passem a realizar as atividades de acordo com o desenho criado. Mas pode surgir esta pergunta:

“O que devo fazer para qualificar os colaboradores?”

Faça um treinamento com seus colaboradores sobre os novos processos, tirando dúvidas e explicando como deve ser executada cada atividade. Além disso, acompanhe-os no começo do processo.

6º Faça a atualização da documentação de processos.

Reiterando a fala do filósofo pré-socrático Heráclito, se o mundo está em constantes mudanças, os processos também. Ou seja é necessário ter uma revisão contínua dos padrões de trabalho, essa revisão é importante para caminhar junto com as mudanças que acontecem com frequência.

“O processo ainda precisa de melhorias?”

Faça o monitoramento do processo, acompanhando os resultados obtidos, caso apresente inconsistências é a hora de revisar! Repita todo o processo de padronização.

Mas, isso é importante?

A padronização é de grande importância para o crescimento do seu negócio, proporcionando um maior controle na execução das tarefas e um padrão de qualidade. Com isso você ganhará em tempo e o principal,redução de custo, influenciando no aumento da lucratividade, e satisfação dos clientes.

Padronizar processos pode ser trabalhoso e apresentar um certo grau de complexidade.

Você precisa de ajuda com isso?

Nós podemos ser a solução para seu negócio.